All-In-One Kassensystem

Eine moderne Kasse muss vor allem schnell & intuitiv bedienbar sein. Alle typischen Vorgänge, wie Verkauf, Retoure oder Storno, müssen einfach und zuverlässig anwendbar sein. Sie können auf all Ihre Daten mobil von überall sicher zugreifen.

Das richtige Kassensystem für mein Geschäft

Auf der Suche nach dem richtigen Kassensystem kann man sich schnell wie im Dschungel fühlen. Sehen Sie den Baum vor lauter Bäumen nicht mehr? Keine Sorge, wir helfen ihnen, das richtige System für ihre Ansprüche zu finden! Als Unternehmer ist ein anständiges Kassensystem genauso wichtig wie die perfekte Ware. 

Nur wer dem Kunden den bestmöglichen Service zur Verfügung stellt, wird auch mit der Zufriedenheit belohnt. Die Konkurrenz wächst täglich, umso wichtiger das Sie sich auf ihr Kassensystem verlassen können, um ihre Zeit in wichtigere Angelegenheiten zu investieren.

Wer braucht eine TSE?

Für alle Besitzer eines elektronischen Kassensystems besteht eine TSE Pflicht. Es muss also sichergestellt werden, dass das Kassensystem den Bestimmungen der KassenSichV entspricht. Die Frist dafür war zu Beginn auf den 01.01.2020 gesetzt. Jedoch wurde eine Fristverlängerung bis 30.09.2020 eingeräumt in einigen Bundesländern sogar auf den 31.03.2021 verschoben.

Welche Kassensysteme gibt es?

Diese Frage wird ihnen in dem Moment bewusst, wo Sie sich dafür entscheiden, ein neues Kassensystem anzuschaffen. Es gibt verschiedene Modelle die je nach Ausstattung, den Alltag erleichtern können. Welche Modelle es gibt und wo ihre Unterschiede liegen, erfahren Sie hier. 

• Offene Ladenkasse
• Elektronische Registrierkasse
• PC-Kasse
• POS – Point-of-Sale Kassensysteme
• Pad-POS-Kassensysteme

Das Kassensystem muss gesetzeskonform abrechnen und die Arbeitsabläufe des Alltages erleichtern. Arbeitsabläufe sollen effizienter vonstattengehen und der Verkaufsprozess in sich selbst, beschleunigt werden. Eine reibungslose Kommunikation zwischen Kassensystem und anderen Peripheriegeräten besitzt oberste Priorität. 

Die offene Ladenkasse als Kassensystem

Dieses Kassensystem ist eines der ältesten Kassensysteme. In kleinere Unternehmen oder auf Märkten sowie Veranstaltungen, werden diese immer noch gerne genutzt. Seit dem Jahr gilt die Gesetzesänderung der KassenSichV, doch Unternehmern mit einem offenen Kassensystem wurde eine erweiterte Frist eingeräumt.

Somit dürfen die offenen Kassensysteme noch bis 2022 weiterhin genutzt werden, sofern es keine Fristverlängerung gibt. Danach müssen sie durch ein Finanzamt konformes, vorgeschriebenes Kassensystem ersetzt werden. 

Elektronische Registrierkasse als Kassensystem

Eine elektronische Registrierkasse wird manuelle über ihre Tasten bedient. Somit muss der Verkäufer die Preise oder eine Artikelnummer eingeben, ebenfalls möglich ist die Scannung per Handscanner am angebrachten Barcode.

Ist das Kassieren erfolgt und der Verkäufer drückt auf die Summen taste, so öffnet sich die Kasse und der Geldbetrag kann entgegengenommen und hineingelegt werden. Somit ist das Ergebnis des Verkaufs von der Genauigkeit des Verkäufers abhängig. Finanzämter haben dieses Kassensystem vorrangig im Blick.

Eine Steuerhinterziehung ist bei diesem Kassensystem schnell geschehen. Des Öfteren kommen die Finanzbehörden zur Prüfung der GoBD – Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, um zu kontrollieren, ob sich an die Richtlinien gehalten wird. 

PC-Kassensysteme

Eine PC-Kasse ist etwas fortschrittlicher und die Artikel sind in der Software enthalten. Somit entfällt das manuelle Eingeben. Die Kassensoftware sowie die Hardware werden auf einem Computer installiert und von dort aus auch genutzt. Kassensoftware und Hardware müssen aufeinander abgestimmt sein, um einen reibungslosen Kassier Vorgang zu gewähren.

Sollte einmal viel Betrieb herrschen, kann dieses Kassensystem einem zum Verhängnis werden. Nicht immer arbeitet die Technik so schnell, wie es der Mensch gerne hätte. Maus, Tastatur und PC scheinen an stressigen Tagen ihr Zusammenspiel zu verlernen und das Kassensystem streikt. Daher sind viele Menschen bereits umgestiegen auf ein neueres Kassensystem. 

POS – Kassensysteme 

POS-Kassensysteme sind auf die jeweiligen Ansprüche zugeschnitten. Sie werden mithilfe von Kassenterminals und verschiedener Hardware bedient. Diese Hardware kann aus einem Tablet sowie einem PC oder auch ihrem Smartphone bestehen.

In einer internen Cloud werden alle Bezahlvorgänge, elektronisch gesichert. In digitaler Form sind diese wichtigen Unterlagen immer abrufbereit und können ohne Probleme an das Finanzamt weitergeleitet werden. Die Erweiterung um eine weitere Kasse ist bei diesem Kassensystem kein Problem.

Alle Kassen können auf dieselbe Software zugreifen und die Daten untereinander an die Cloud weitergeben. Auch auf verschiedene Gebäude kann das Kassensystem ausgeweitet dennoch die gleiche Cloud und die gleiche Software nutzen. Ein weiterer Vorteil dieser Kassensysteme ist die Änderungsmöglichkeit.

Ob Preise oder Informationen, es muss alles nur einmalig eingegeben werden und wird automatisch an die anderen Kassensysteme in ihrer Software weitergegeben. Somit sparen Sie nicht nur Geld, sondern auch Zeit. In einem gut laufenden Geschäft ist Zeit etwas sehr Wertvolles. Wenn Sie diese Zeit nutzen, um sich einmal zu entspannen, können Sie mit diesem Kassensystem dennoch von überall einen Blick auf ihre Finanzen werfen. 

Pad Kassensysteme auf POS Basis

Innovativ, elegant und modern. So kommt das Kassensystem auf dem Pad daher. Ihr festes Tagesgeschäft kann mit seinen Umsätzen ohne Probleme mit den Einnahmen aus ihrem Onlinehandel verknüpft werden.

Ebenso ist das Pad handlich und kann mobil betrieben werden. Installationen ohne Kabel, per einfacher Schritt-für-Schritt-Anleitung. Ein Verkaufsgespräch in ganz neuem Umfang, denn mit ihrem Pad Kassensystem können Sie nicht nur kassieren, sondern auch gleichzeitig Produktdetails anzeigen. Informant, Assistent, Kassensystem in einem. 

Geben Sie Rabatte ganz einfach mit einem Wisch ihres Fingers und sparen Sie sich die Zeit der zusätzlichen Warenauszeichnung. Ein Kassensystem, dass sich leicht verstauen oder sichern lässt.

Was gibt es vor der Anschaffung eines Kassensystems zu beachten?

Weil jeder Kassenersteller unterschiedliche Modelle produziert, ist die Komplexität der Kassen entsprechend variabel. Diverse Zusatzfunktionen sorgen effektiv für durchsichtige Geschäftsvorgänge, sodass moderne Kassensysteme sowohl Mitarbeitern als auch Inhabern den Arbeitsalltag erleichtern. Ehe Sie sich für eines der Kassensysteme (offene Ladenkasse, elektronische Registrierkasse, PC, POS, Pad) entscheiden, ist der Blick in einen Ratgeber für Kassensystem lohnenswert.

Wenn Sie die Anschaffung eines neuen Kassensystems sorgfältig planen, gewährleisten Sie, dass die Kosten den Nutzen nicht übersteigen und das neue System die gewünschten Funktionen erfüllt. Arbeiten Sie in einem ersten Schritt detailliert heraus, welche Aufgaben dem Kassensystem zukommen sollen. Handelt es sich um einen Einmannbetrieb, der nur eine zentrale Kasse benötigt? Oder sollen mehrere Angestellte mit Handrechnern ausgestattet werden? Allein diese Unterscheidung übt einen großen Einfluss auf die wahrscheinlich benötigten Geräte aus. Weiterhin ist es wichtig, die Anzahl der zu integrierenden Kartengeräte und Bondrucker zu bestimmen.

Überlegen Sie, welche Zusatzfunktionen Sie in Ihrem Betrieb benötigen. Möchten Sie ein Warenwirtschaftssystem oder ein Programm zur Personalverwaltung integrieren? Vielleicht verfügen Sie bereits über separate Softwarelösungen, die Sie beibehalten wollen. In dem Fall müsste das neue Kassensystem diese Funktionen nicht mehr bereitstellen. Das reduziert nicht nur eine mögliche Komplexität, sondern auch die Anschaffungskosten. Bei Bedarf sind Sonderanforderungen an die Kassensysteme ebenfalls umsetzbar. So sind manche Betriebe in der Gartenwirtschaft oder Gastronomie auf wetterfeste Geräte angewiesen.

Checkliste für die Anschaffung eines Kassensystems

• In welcher Branche sind Sie tätig? Gibt es hierfür Speziallösungen?
• Benötigen Sie eine Terminvereinbarung oder Tischreservierungsfunktion über die Kasse?
• Auf welche Funktionen kommt es Ihnen für die Kundenbedienung vor Ort an? In der Gastronomie sind beispielsweise die Aufnahme von Bestellungen und die Funkbonierung wichtig.
• Wird ein Warenwirtschaftssystem benötigt? Soll dieses an Ihren E-Commerce angebunden sein?
• Brauchen Sie ein Kassensystem, um mehrere Filialen untereinander zu vernetzen?
• Welche Anforderungen existieren an die Kellner- beziehungsweise Verkäuferverwaltung?
• Brauchen Sie zusätzlich zu den Verkäuferumsatz-Auswertungen eine Zeiterfassung?
• Werden Schnittstellen zu weiteren Programmen benötigt (Buchhaltungssoftware, Warenbewirtschaftung, Gastronomie-Kassensoftware)?
• Welche Auswertungen brauchen Sie? Wollen Sie beispielsweise Umsatzzahlen mit dem Smartphone in Echtzeit abrufen?
• Wie viele Artikel und Warengruppen wollen Sie verkaufen?
• Wie viele Angestellte sollen das System bedienen?
• Wie viele Transaktionen und Kunden erwarten Sie am Tag?
• Wie sind Ihre Anforderungen an die Bedienbarkeit?
• Soll die Kasse mit anderen Geräten vernetzt werden? (Kreditkartenterminal, Küchendrucker)

 Soft- und Hardware eines Kassensystems

Der Trend bei Herstellern von Systemkassen bewegt sich weg von spezifischen Hardwaregeräten. Umso essenzieller ist die Kassensoftware für das Funktionieren eines Systems. Natürlich benötigen Sie trotzdem Kassenlade, Barcodescanner und Bondrucker. Jedoch erhalten Sie von den Herstellern der POS-Systeme keine eigene Hardware mehr, sondern Geräte anderer Anbieter.

Die Terminal-Funktion dagegen kann auch ein Desktop, ein Touchscreen-Desktop oder ein Tablet übernehmen. Mithilfe der Software werden Terminal und Kassenperipherie verbunden. Um Zahlungen per EC- oder Kreditkarte abzuwickeln, sind Kartengeräte erforderlich. Je größer der Trend des kontaktlosen Bezahlens wird, umso wahrscheinlicher ist auch, dass Smartphones die Funktionen der Kartenterminals übernehmen.

Auch das Design der Endgeräte spielt eine Rolle. Je kleiner eine Kasse ist, desto mehr Platz bleibt in Ihrem Geschäft. Besonders im stationären Einzelhandel ist das von Bedeutung. Zudem übt die Ausstrahlung einer Kasse ebenso einen Einfluss auf die Kunden aus. So sollten beispielsweise edle Kosmetiksalons eine entsprechend designte Kasse aufstellen.

Kassensystem mit Software ohne Internetanbindung

Die Vorteile dieser Variante bestehen darin, dass Sie weder Internet-Kosten tragen müssen, noch ein Sicherheitsrisiko durch Malware, Viren und Co. eingehen. Auch die Daten bleiben ausschließlich lokal gespeichert.

Jedoch werden Sie sich selbstständig um Soft- und Hardware-Updates kümmern beziehungsweise Techniker dafür beauftragen müssen. Der Aufwand für die Installation eines solchen Kassensystems ist hoch. Auch die Datensicherung ist regelmäßig manuell durchzuführen. Auf diese Weise können Ihnen hohe Kosten durch externe Dienstleistungen entstehen.

Kassensystem als SaaS-Lösung

 Hier haben Sie immer die aktuellste Software auf Ihren Geräten. Datensicherung und Backup sind kein Problem. Selbst wenn die Hardware zerstört wird, entsteht kein Datenverlust. Zudem können Sie Online-Support und Online-Dokumentationen jederzeit abrufen. Als nachteilig erweist sich die eingeschränkte Nutzbarkeit im Falle einer instabilen Internetverbindung. Außerdem befinden sich die Geschäftsdaten in der externen Cloud und sind somit Angriffen durch Hacker und Viren ausgeliefert.

Vorteile von Kassensystemen

Ein sogenanntes POS-System unterscheidet sich von klassischen Registrierkassen durch ein wesentliches Merkmal: Es ist vernetzt. Das wiederum optimiert Ihre betrieblichen Arbeitsabläufe im Geschäft, wie diese Beispiele verdeutlichen:

• Marketing: Kassensysteme beinhalten CRM zur Kundenbindung und Möglichkeiten, um Verkäufe durch Gutscheine zu fördern.
• Warenwirtschaft: Ein automatischer Abgleich mit dem Bestand bei Verkäufen an der Kasse ist möglich.
• Buchhaltung: Automatische Übertragung der Salden für Umsätze und Zahlungsarten über eine Buchhaltungsschnittstelle.

Natürlich ist das Kassensystem auch mit Peripheriegeräten wie Kartenterminals, Scanner, Bondrucker und Kassenlade für das Bargeld ausgestattet. Kassieren können Sie mithilfe von Tastatur und Maus oder aber mit speziellen Touch-Displays. Die zugehörige Software installieren Sie lokal oder als SaaS-Lösung.

Das Kassensystem kaufen, leasen oder mieten?

Kauf eines Kassensystems

Vor jeder Anschaffung sind Ausgaben und Nutzen einander gegenüberzustellen. Auch auf den Kauf eines Kassensystems trifft das zu. Klären Sie Fragen zu Funktionen, Preisen und eventuellem Zubehör möglichst vorher. Denn je nach Kassensystem können sehr unterschiedliche Kosten anfallen.

Die einfache Registrierkasse ist ein simples Modell und im Funktionsumfang stark eingeschränkt. Mit einem Preis zwischen 150 und 500 Euro ist sie dafür relativ günstig. Bei digitalen Registrierkassen können Sie aus einem umfangreichen Angebot wählen. Insofern ist auch die Spannweite der Kosten recht groß. Je nach Anforderungen an die Software kostet ein solches Kassensystem zwischen 500 und 1.000 Euro. Achten Sie bei älteren digitalen Produkten darauf, ob sie die aktuellen gesetzlichen Standards erfüllen. Detaillierte Informationen dazu erhalten Sie direkt beim Hersteller oder Anbieter.

Eine Touchscreen-Kasse glänzt durch vielfältige Funktionen und eine leichte Bedienung. Das sind Qualitäten, die ein schnelles Arbeiten ermöglichen und die teils höheren Preise rechtfertigen. Die Kosten betragen bis zu 1.500 Euro in der Anschaffung. Die iPad- beziehungsweise Tablet-Kasse ist an einen Tablet-Computer gekoppelt und mit einer entsprechenden Software oder App ausgestattet. Diese stellt Ihnen der Dienstleister zur Verfügung. Je nach Anbieter gibt es hierfür unterschiedliche Konditionen. Im Durchschnitt kosten App und Kundenservice 30 bis 50 Euro im Monat. Gerade im Einzelhandel und der Gastronomie gewinnt die Tablet-Kasse zunehmend an Beliebtheit.

Sofern nur eine Kasse benötigt wird, dürfte die Anschaffung für die meisten mittelständigen Unternehmen erschwinglich sein. Im Falle mehrerer Kassen könnte es heikel werden. Hierfür bietet sich die Option des Mietens oder Leasings an.

Bedenken Sie, dass Sie eine Kasse über viele Jahre nutzen wollen. Im besten Fall, bis sich die Anschaffung finanziell rentiert. Schaut man sich dem gegenüber die schnelle Revolution aktueller Bezahlprozesse wie Paypal oder Apple Pay an, ist das ein langer Zeitraum. Durch das Leasen oder Mieten einer Kasse reagieren Sie viel schneller auf technische Neuerungen.

Ein Kassensystem mieten

Sofern Sie sich für das Mieten einer Kasse entscheiden, entfallen eventuell hohe Anschaffungskosten. Gerade bei der Neugründung kann das entscheidend sein. Auch, wenn Sie ein veraltetes Kassenmodell ersetzen wollen, ist die Miete von Vorteil. So müssen Sie nicht mit dem Budget aufwendig haushalten und überlegen, ob die Aufrüstung auf eine zeitgemäße Lösung finanzierbar ist.

Natürlich bleiben Sie mit einem gemieteten System flexibel und verwenden trotz niedriger Kosten aktuelle Geräte. Zudem führen die monatlichen Fixkosten zu großer Planungssicherheit, mit der Sie auf Änderungen in Ihrer Geschäftsstruktur gut reagieren können. So lassen sich zum Beispiel bei Ablauf eines Mietverhältnisses neue, günstigere Konditionen mit dem bestehenden Partner aushandeln.

Profitieren Sie außerdem vom inkludierten Service des Kassenanbieters. Weil die Kasse zum Kern eines Business gehört, ist ihr Ausfall oft mit Kundenverlust und Umsatzeinbußen gleichzusetzen. Je nach Anbieter sind Wartungs- und Reparaturarbeiten im Mietpreis inkludiert, damit Sie Störungen im Kassensystem sofort beheben können. Andere Hersteller können das Gerät sogar aus Entfernung warten und die Probleme in Echtzeit lösen. Sollte es trotzdem zum Totalausfall kommen, dürfen Sie ein Ersatzgerät beanspruchen.

Ein Kassensystem leasen

Das Leasing ist eine weitere Finanzierungsmöglichkeit. Auch hier bezahlen Sie einen monatlichen Betrag und im Gegenzug erhalten Sie die entsprechende Hard- und Software. Am Ende der Laufzeit haben Sie die Möglichkeit, das Kassensystem gegen eine bestimmte Restgebühr zu erwerben. Alternativ geben Sie sie zurück und schließen dafür einen neuen Leasing-Vertrag ab, wobei Sie meist von aktuellen Kassenlösungen profitieren. Insgesamt sind die Konditionen von Miete und Leasing also ähnlich. Der Unterschied besteht darin, dass Sie beim Leasing die Kasse hinterher zum günstigen Preis erwerben können, womit es eine Art Kombination aus Kauf und Miete darstellt.

Das Leasing beeinträchtigt also nicht Ihre Liquidität. Das fällt vor allem dann ins Gewicht, wenn sie ohnehin gering ausfällt und für die Anschaffung des Kassensystems ein Kredit notwendig wäre. Gewahrt bleibt außerdem die Flexibilität. Sollte sich herausstellen, dass das neue System die Erwartungen nicht erfüllt, können Sie den Leasing-Vertrag wieder kündigen. Abgesehen davon lässt sich die Ausstattung an Ihre Bedürfnisse anpassen und Sie bezahlen nur das, was Sie tatsächlich nutzen. Es ist außerdem möglich, die Leasing-Gebühren vollständig von der Steuer abzusetzen. Besonders für Unternehmen, die eine Gewerbeertragssteuer bezahlen, wirkt sich dieser Umstand positiv aus.

Zuletzt brauchen Sie sich weder um die Aktualisierung noch um die Wartung der Leasing-Geräte zu kümmern. All das übernimmt der Anbieter. Für Sie als Anwender ist der Zugriff auf voll funktionsfähige und aktuelle Hardware demnach sichergestellt. Die Vorteile des Leasings auf einen Blick:

• geringe Investition: Liquidität bleibt erhalten
• genaues und bedarfsgerechtes Anpassen der Ausrüstung möglich
• hohe Flexibilität beim Ausgestalten der Konditionen
• Steuervorteil: Leasing-Gebühren lassen sich voll absetzen
• die Wartung und Software-Aktualisierung übernimmt der Anbieter

Universallösung vs. Branchenlösung

Grundsätzlich stehen Sie bei der Anschaffung eines Kassensystems vor der Wahl zwischen Universal- und Branchenlösungen. Universallösungen bieten Ihnen gute Funktionen für die Kassenführung und Bezahlung. Branchenlösungen hingegen haben speziell auf die Besonderheiten einer Branche abgestimmte Funktionen. Im Einzelhandel wären das beispielsweise die Warenwirtschaft, die Kundenbedienung sowie die Verkaufsförderung. Mit der idealen Branchenlösung können Sie Umsätze steigern und Kosten senken.

Folgende Erweiterungen sind gängig:

• Gastronomie: Tischreservierung, Warenwirtschaft, Bestellungen am Platz entgegennehmen und an die Küche weiterleiten, Einsatzplanung für das Personal im Service
• Einzelhandel: Verwaltung von Coupons für Verkaufsförderungsaktionen, Warenwirtschaft und die Möglichkeit zum E-Commerce
• Friseure und Beauty-Salons: CRM für die Bindung von Kunden, Verwaltung von Coupons für die Verkaufsförderung, Warenwirtschaft

Branchenlösungen sind vielfältig. Oft dient ein bestimmtes Warenwirtschaftssystem als Basis, zu welcher Sie dann die entsprechende Kasse erwerben. So existieren auch Lösungen für Teilbranchen, beispielsweise für Sporthändler im Einzelhandel. Auffällig ist, dass moderne Kassen nicht mehr nur kassieren. Viel mehr werden sie zum Hilfsmittel für weitere Prozesse wie Kundenakquise, Verkaufsförderung und Kundenbindung.

Anforderungen an Kassensysteme für Händler

Dass eine Einzelhandelskasse Zahlungsarten wie Kredit- und EC-Karten akzeptieren muss, ist klar.

Wichtig ist außerdem:

• Eine leichte Bedienbarkeit: Hilfreich sind Barcodescanner, Touchscreens und vernetzte mobile Geräte.
• Ansprechendes Design und optimale Größe: Da jeder Quadratmeter im Handel teuer ist, sind kleinere Kassen nicht nur günstiger, sondern lassen auch mehr Raum für die Ausstellungsfläche.
• Anbindung an Warenwirtschaft: Jeder Verkauf zieht eine Bestandsveränderung im Lager nach sich. Das sorgt für Transparenz im Controlling und eine einfachere Inventur.
• Anbindung an E-Commerce: Auch im Online-Shop werden die Bestandsveränderungen automatisch registriert, sogar auf Marktplätzen wie Ebay und Amazon. Dadurch vermeiden Sie, nicht mehr lagernde Produkte online anzubieten.
• Lager- und Filialverwaltung: Falls Sie über mehrere Geschäfte verfügen, sollte das Kassensystem die einzelnen Filialen zentral verwalten.
• Marketing-Funktionen: Es ist möglich, den Umsatz über kurzfristige Werbeaktionen mit Gutscheinen und Coupons zu steigern oder aber eine langfristige Kundenbindung durch Kundenkarten herbeizuführen. Dafür ist eine gute Kundenverwaltung empfehlenswert.
• Controlling-Funktionen: Mit einigen Einzelhandelskassen lassen sich Statistiken zu Roherträgen und Umsätzen pro Artikel, Mitarbeiter, Warengruppe, Filiale und Abteilung generieren.
• GoBD Konformität: Unangemeldete Kassennachschauen durch das Finanzamt gehören der Vergangenheit an. Denn die zertifizierte TSE-Sicherheitseinrichtung garantiert, dass die Kasse nicht manipuliert werden kann.

Mobiles bezahlen im Kassensystem

 Mobiles Bezahlen ist im Trend. Mit entsprechenden Apps verwandeln sich Tablets oder Smartphones in mobile Kassen. Hierfür existieren verschiedene Lösungen von Banken, Google, PayPal oder Apple. Zudem gibt es unterstützende Kassen-Apps von Anbietern der Kassenlösungen. Am meisten profitieren stationäre Dienstleister von mobilen Bezahlsystemen, da sie häufig auf Messen und Ausstellungen unterwegs sind.

Aber auch Gastronomen können Aushilfskellner viel leichter mit solchen Geräten ausstatten. Selbst für Personal Trainer und Coaches sind mobile Systeme geeignet. Anstatt Rechnungen zu stellen, verwenden sie ihr Smartphone und rechnen eine Sitzung vor Ort ab. Natürlich funktioniert ein mobiles Bezahlsystem ausschließlich ohne Bargeld. Das spart nicht nur Arbeit, sondern ist hinsichtlich Betriebsprüfungen weniger riskant.

Gesetzliche Vorschriften für Kassensysteme

In den letzten Jahren haben sich die Gesetze für Registrierkassen aktualisiert. Diese sind beispielsweise in den GoBD nachzulesen. So können Sie sich auch in Zukunft auf weitere Änderungen in der Gesetzgebung einstellen. Ziel des Prozesses ist, Steuerhinterziehung und die Manipulation von Umsätzen zu unterbinden. Denn vor allem dort, wo hauptsächlich Bargeldzahlungen stattfinden, entgehen dem Fiskus viele Steuern. Wenn Sie sich diesbezüglich absichern wollen, achten Sie darauf, dass Ihr System in puncto Soft- und Hardware sehr flexibel ist.

Falls Sie die rechtlichen Aspekte Ihrer Kasse außer Acht lassen, riskieren Sie, bei unangekündigten Prüfungen in unangenehme und sehr teure Situationen zu geraten. Gerade in der Gastronomie werden Kassennachschauen durchgeführt. Zwar gibt es keine offizielle Verpflichtung zur elektronischen Registrierkasse. Doch das Finanzamt überprüft alle Kassen nach rechtlich festgelegten Kriterien. Steuerrelevante Informationen müssen daher auch bei offenen Kassen nachvollziehbar und leserlich sein. Diese täglich zu dokumentieren, kostet Zeit. Mit einem GoBD-konformen System vereinfachen Sie den Aufwand und vermeiden unnötigen Papierkram. Steuerlich relevante Daten sind:

• die tägliche Ausgabe von Z-Bons
• Entnahmen
• Rückgaben
• Stornierungen
• alle Zahlungsmöglichkeiten
• Liste der Einzelpositionen
• Auswertungen der Tagesabschlüsse
• Bedienungs- und Programmieranleitung für die Hard- und Software
• Dokumentationen jeder Programmänderung
• Protokolle zur Kasseneinrichtung

Diese Daten müssen Sie mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. Jeder Vorgang, jede Ein- und Ausgabe in das System ist einzeln zu dokumentieren. Alle diese Daten müssen stets lesbar, verfügbar und auswertbar sein. Zudem ist sicherzustellen, dass die Daten während ihrer Aufbewahrung geschützt vor Manipulation sind. Insofern sind sichere Datenverwaltungs- und schnelle Serviceabläufe als wesentliche Vorteile smarter Kassenlösungen hervorzuheben.